目录项的基本信息
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公开事项名称:
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莆田市档案局关于档案安全保密专项督查工作情况的通报
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索引号:
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PT00219-1200-2018-00038
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生成日期:
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2018-10-24
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主办单位:
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莆田市档案局
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内容概述/关键字:
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督查 情况 通报
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备注/文号:
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莆档[2018]68号
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莆田市档案局关于档案安全保密专项督查工作情况的通报
莆档〔2018〕68号
莆田市档案局关于档案安全保密
专项督查工作情况的通报
各县（区）档案局、工委办公室，市直各单位，市城建档案馆：
按照《福建省档案局关于开展档案安全保密专项督查工作的通知》要求，我局于2018年7月下发通知，要求市直各机关、企事业单位及各县（区）档案局（馆）、城建档案馆开展档案安全保密自查工作，并于2018年9月4日至6日按照“双随机”抽查的工作方案对全市22家单位开展了抽查工作。
在抽查过程中，检查组对照检查标准，通过查阅相关单位制度、学习记录、现场查看档案信息、档案实体存储情况等方式，对档案安全保密涉及的科室及场所进行了重点检查。
从检查情况看，被抽查的各单位保密工作整体情况较好，对涉密档案能做到专人、专柜单独管理，没有出现涉密档案信息在非涉密机、非涉密移动存储介质上存储的情况，没有发现有任何单位将涉密档案目录或信息在网上公布的情况，同时为了确保信息的绝对安全，各单位也暂未将非涉密档案信息在网上公布。
档案库房能按“八防”要求配齐设施设备，有多家单位已经开展档案数字化工作，近几年的档案已经按规范完成数字化扫描工作，并挂接到单机版档案管理软件上为本单位的各项工作提供查档服务。在检查过程中，未发现有泄密等安全保密事故和问题的发生。
但同时也发现个别单位存在如下问题：
（一）档案保密意识不够到位，暂未制定专项的应急处置方案。
（二）因办公场所拥挤，没有档案库房甚至连档案柜都没有，档案安全无法得到有效保证。
（三）档案数字化工作开展进度较慢，仅少数单位开始档案数字化工作。
针对检查中发现的问题，我局执法检查组当场提出整改意见，要求各相关单位整改落实，确保档案安全保密的要求落到实处，各单位的问题及整改落实情况见《莆田市2018年档案安全保密专项督查情况表》（附件）。
通过此次档案安全保密专项督查的自查及检查，各相关单位的干部职工档案安全保密意识观念得到进一步增强。我局将进一步加大对相关法律法规和规章制度的宣传和贯彻，将档案安全保密工作要求与岗位工作紧密结合，确保档案的安全管理。
附件：莆田市2018年档案安全保密专项督查情况表
莆田市档案局
2018年10月24日
附件
莆田市2018年档案安全保密
专项督查情况表
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序号
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受检单位
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检查意见及需整改问题
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整改落实情况
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1
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中共莆田市委党史研究室
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1、因无独立档案库房，要更加注意做好实体档案安全；
2、建议2015年（含）后档案规范整理后要进行数字化。
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1、市委党史研究室一直用专门的保密柜存放实体档案，并通过电子门禁、探头等设施确保档案柜的安全。通过检查，已更加注意实体档案安全。
2、将在今年年底开始对2015年（含）后的档案进行数字化管理。
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2
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莆田市地方志编纂委员会
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1、加强档案的安全保管；
2、按规定开展档案数字化工作。
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已按照检查的反馈意见整改到位。
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3
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莆田市土地储备中心
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档案员认真负责，档案室管理较好，库房整齐清洁，档案整理到2017年，2017年档案自行扫描。
建议：1、2015年（含）后档案要按规范扫描；2、档案室配备灭火器。
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对2015年（含）后档案中永久及30年保管期限档案扫描正在落实，计划年内完成，灭火器已配备。
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4
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中共莆田市委流动党员工作委员会
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1、加强档案安全保管工作；
2、按规定开展档案数字化工作
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1、按照专项检查的要求，在原来档案安全保管工作的基础上，进一步健全档案保管、利用、保护、保密等规章制度，并抓好制度落实。同时，实行档案专人保管，专人查阅，集中归档；
2、将根据要求，参照市委组织部，按规定适时开展档案数字化工作。
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5
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莆田市中级人民法院
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进一步按规范做好涉密文件的归档工作，文书档案按规定开展数字化工作。
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规范新旧的涉密文件，对旧存涉密文件目录进行清理；待诉讼档案数字化工作完成后启动文书档案数字化工作。
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6
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中国民主同盟莆田市委员会
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1、应加强档案安全保密学习教育；
2、按规定开展档案数字化工作。
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1、已召开机关全体会议，学习《保密法》、《保密守则》、《档案法》等有关规定，进一步提高档案保密意识；
2、已着手开展档案数字化工作。
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7
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莆田市环境保护局
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1、注意档案库房的防潮、防有害生物（虫霉）安全工作；
2、进一步按规范开展数字化工作。
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检查结束后，已立即开展除湿、除虫并对档案室进行全面的打扫清洁工作。下一步，将定期进行除湿工作，以使档案室室内湿度达到标准湿度，目前，正在对2016年、2017年两年的档案进行归档整理，并进行数字化归档。下一步，将对2016年之前的档案进行数字化扫描。
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8
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莆田市老龄工作委员会办公室
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做好档案安全保管工作，在条件允许的情况下，档案要有专柜（铁皮柜）存放。
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根据老龄办实际情况和现有条件基础上，认真加以整改。
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9
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莆田市住房公积金管理中心
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进一步按规定开展文书档案数字化工作。
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今年已经开展文书档案数字化工作。
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10
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莆田市粮食局
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进一步按规定开展档案数字化工作。
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已按规定对2015年的档案进行数字化。
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11
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莆田市城市管理行政执法局
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进一步做好库房安全工作，不能存放与档案无关的材料。
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立即整改，已将库房内与档案无关的材料全部清理。
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12
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莆田市供销合作社联合社
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有制度、有学习，档案规范整理到2016年，2016年档案已经数字化。
建议：建立独立档案室并完善档案保管设施。
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已建立独立档案室，并配备空调、灭火器等相关设备，另已委托相关具备资质机构整理2017年度档案，包括档案数字化工作。
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13
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莆田市运输管理处
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有独立档案室，并配备专人保管，档案数字化工作与交通局整档时一并完成，并已规范整理至2016年。
建议：对2015、2016年档案数字化成果加强管理。
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已将2015-2016年档案数字化录入档案管理系统。
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14
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莆田市文联
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档案整理至2017年，2015-2017年已完成数字化。
建议：无独立档案室，要做好档案室实体安全工作；2004年后档案电子目录加强收集并及时导入档案管理软件。
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1、市文联将在搬迁到新的办公地点后专门设立一间档案室做到安全设施配置到位。
2、2004年以后档案电子目录已录入档案管理软件。
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15
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莆田市政协办公室
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有独立档案室，并配备专人管理，档案室整理比较规范。
建议：
1、灭火器及时更换；
2、档案室减少杂物堆积。
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1、组织办公室相关人员对档案室以及办公楼到期的灭火器进行更换，确保消防器材的安全、有效；
2、严格档案室管理制度，减少杂物堆放，保持档案室清洁卫生。
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中共莆田市委老干部局
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无独立档案室，要加强实体档案安全工作；2015年（含）后档案要及时做好档案规范化和数字化。
建议：档案目录数据独立存放在非联网电脑
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1、拟在市老年活动中心新址设置一间独立档案室，按照档案库房“八防”的要求进行装修，预计2018年底前完成投入使用；
2、已将档案专用电脑列入采购计划，待独立的档案室装修完成后搬入，按照要求录入档案目录数据，同时做好档案数字化工作。
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仙游县档案馆
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1、进一步做好库房防潮工作
2、按规定开展存量档案数字化工作。
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已于9月6日下午召开整改专题会议，确定整改方案。
1、在每个库房配备适用库房环境大小的除湿机，目前已经向县财政局提交申请调用资金用于购买除湿机设备的报告，准备通过政府采购方式进行购买；
2、细化分解档案数字化工作，民国档案的数字化工作已经完成招标投标工作并确定了中标公司，计划于11月完成。
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莆田市城厢区档案馆
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档案馆制度健全，各项工作按规范开展，保密工作符合规范要求。继续按规范做好档案安全保密工作。
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将继续按规范做好档案安全保密工作。
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民主促进会莆田市委员会
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1、应建立档案保密制度及预案；
2、加强档案安全保管，并按规定开展数字化工作。
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未整改落实
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莆田市住房和城乡建设局
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档案实体都存放在城建档案馆。
建议：
1、加快2013年后档案的规范化整理；
2、加快完成2015年（含）后档案的数字化工作；
3、完善各项档案制度建设。
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未整改落实
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21
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莆田市中心血站
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有档案室，档案未规范整理。
建议：
1、明确配备档案人员，负责档案工作；
2、各门类档案规范整理，做好2015年（含）后文书档案数字化工作；
3、加强档案室“八防”措施；
4、建立档案管理各项制度。
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未整改落实
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22
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人保财险莆田市分公司
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档案库房适应档案储备要求，有专人管理。
建议：
1、库房有裸露电线，要用消防管处理；
2、库房有杂物，要保持清洁卫生。
3、配备去湿机。
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未整改落实
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