关于印发《涵江区档案局推广随机抽查规范事中事后监管实施方案》《涵江区档案局推广随机抽查规范事中事后监管制度》的通知

各乡镇、街道、管委会，区直及驻涵各单位：

根据《涵江区人民政府办公室关于做好推广随机抽查机制规范事中事后监管工作的通知》（涵政办〔2016〕43号）、《莆田市档案局推广随机抽查机制规范事中事后监管实施方案》（莆档〔2016〕19号）文件精神，我局结合实际，研究制定了《涵江区档案局推广随机抽查规范事中事后监管实施方案》、《涵江区档案局推广随机抽查规范事中事后监管制度》，现印发给你们，请认真组织实施。

附件：

1、《涵江区档案局推广随机抽查规范事中事后监管实施方案》

2、《涵江区档案局推广随机抽查规范事中事后监管制度》

3、《涵江区档案局随机抽查事中事后监督事项清单》

4、《涵江区档案局“双随机”抽查机制市场主体、执法检查人员名录库》

 莆田市涵江区档案局

2016年6月12日

附件1

涵江区档案局推广随机抽查

规范事中事后监管实施方案

根据《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》等有关法律法规的规定，按照福建省政府办公厅《关于推广随机抽查机制规范事中事后监管的实施意见》（闽政办〔2015〕151号）、《莆田市人民政府办公室关于做好推广随机抽查机制规范事中事后监管工作的通知》（莆政办〔2016〕80号），《涵江区人民政府办公室关于做好推广随机抽查机制规范事中事后监管工作的通知》（涵政办〔2016〕43号）、《莆田市档案局推广随机抽查机制规范事中事后监管实施方案》（莆档〔2016〕19号）要求，为深入推进“法治涵江”建设，加速“依法治档”进程，创新监管方式，提高执法效能，现就推广随机抽查机制规范事中事后监管工作，制定本实施方案。

一、总体要求

认真贯彻落实党的十八大和十八届二中、三中、四中、五中全会精神，按照《莆田市档案局推广随机抽查机制规范事中事后监管实施方案》（莆档〔2016〕19号）部署，大力推广随机抽查，坚持执法公正，建立健全科学的随机抽查机制，充分激发立档单位贯彻执行《档案法》、《福建省档案条例》的自觉性，规范档案工作“收、管、存、用”各环节，确保档案实体和档案信息安全，发挥档案工作“存史、留证、资政、育人”的独特作用。

——坚持依法监管。严格执行有关法律法规，规范执法行为，落实监管责任，确保监督检查依法有序进行，推进随机抽查制度化、规范化。

——坚持公正高效。规范行政权力运行，切实做到严格规范公正文明执法，提升监管效能，减轻检查对象负担，优化执法环境。

——坚持公开透明。实施随机抽查事项公开、程序公开、结果公开，实行“阳光执法”，保障检查对象权利平等、机会平等、规则平等。

——坚持稳步推进。全市各级档案行政管理部门稳步推进随机抽查，逐步实现检查工作上下联动，检查信息上下衔接，重要案件挂牌督办，提升档案执法监督检查效果。

二、操作流程和责任分工

（一）随机抽查事项。按照区审改办核准的行政权力清单，“对本行政区域内乡镇、街道、管委会，机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作监督、对贯彻实施档案法规的监督检查”纳入随机抽查事项。随机抽查事项由区档案局负责确认和调整。

（二）建立“双随机”抽查机制。区档案局根据公布的随机抽查事项清单，建立随机抽查检查、随机选派执法检查人员的“双随机”抽查机制。一是随机抽查检查对象。本区行政区域内的乡镇、街道、管委会，机关、团体、企事业单位均属检查对象。区档案局根据区级机构设置情况建立检查对象名库录，并负责维护和更新，每年随机抽取检查对象。二是区档案局建立执法检查人员名库录，执法检查人员从取得行政执法证的工作人员中选取，检查组成员不少于2人，视检查对象情况适当增减。执法检查人员名库录由区档案局负责维护和更新，如遇执法检查人员工作调动或退休，则实行“递补”机制，另行遴选补充，使执法人员名库录保持相对固定的人员数量。

（三）建立健全“双随机”抽查程序和方法。区档案局根据工作计划，每年年初提出随机抽查时间安排。同时，建立健全随机抽查程序规定，第一、通过摇号等方式 ，从检查对象名库录中按比例抽取本年度检查对象。第二、分别从执法人员名库录中抽取人员组成执法检查组，制作检查日程和人员安排表。“双随机”抽取过程要完整记录，做到可还原可追溯。

（四）随机抽查频次。根据各单位档案工作实际，既要确保监管力度同时又不增加检查对象负担，每年抽查的总数量控制在检查对象总数的20%左右为宜，每五年一个轮回。现场检查根据工作需要可以集中一段时间完成，也可以分段完成。

（五）规范现场检查方法。现场检查前要制定现场检查计划，要从抽查事项中明确检查的重点内容。现场检查时，要主动出示证件、告知执法内容，做到规范、文明执法检查。要做好监督检查记录，涉嫌违法违纪的还要做好现场取证、制作询问笔录。现场检查结束后，执法检查人员要对检查情况进行评议并现场向检查对象反馈。

（六）落实整改。建立检查情况落实整改机制，对现场检查中发现的问题，执法检查组要进行登记，严格督促有关单位按期整改到位。

（七）加强抽查结果运用。年度随机抽查工作结束后，要将检查情况在全区范围内进行通报，抄报市档案局和区委、区政府分管领导，并在“涵江区档案局”官网向社会公开。涉嫌违法违纪，需要对相关单位执行行政处罚或对有关责任人员给予行政处分的，按《档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家监察部30号令）、《福建省档案条例》立案查处。

三、保障措施

（一）加强组织领导。区档案局成立“随机抽查规范事中事后监管工作领导小组”，由局长方明坚任组长，副局长元小宝任副组长，卓荣鑫任组员。形成主要领导总负责、分管领导亲自抓、业务科室具体实施的机制。同时，为落实随机抽查工作提供必要经费保障。

（二）强化宣传和督查。及时将实施方案在“涵江区档案局”官网全文公开，接受检查对象和群众评议监督，对检查对象提出的疑问要及时解答。加强执法人员培训，提高执法检查人员业务素质，转变执法理念。每年至少安排一次集中法制学习。创造条件请进来、送出去，通过交流学习、专题培训等方式多途径多渠道加强培训力度，提升培训效果。

（三）廉洁自律。执法检查人员要严格执行中央“八项规定”，严禁人情执法，严禁吃拿卡要。

本实施方案自2016年开始执行。年度随机抽查工作情况专项汇报同年度工作总结一并报送市档案局。

附件2

涵江区档案局推广随机抽查

规范事中事后监管制度

一、对本行政区域内乡镇、街道、管委会，机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作监督

（一）监督检查对象

本区行政区域内的乡镇、街道、管委会，机关、团体、企事业单位。

（二）监督检查内容

单位是否按规定做好本单位各种门类、各种载体档案材料的收集、归档、安全保管、科学利用、电子目录报送、档案登记办理、到期档案移交工作。

（三）监督检查方式

1、集中检查，每年开展一次全区档案工作专项检查活动；

2、抽查，针对公众关注度高、安全隐患大、档案工作比较薄弱的档案领域组织专项检查；

3、抽取20%的单位开展现场检查；

4、根据投诉举报，开展执法检查。

（四）监督检查程序

1、区档案局对辖区内档案形成和保管单位实施日常检查，日常检查分为定期和不定期巡查，频次每年不少于1次。进行监督检查时，必须由2名以上档案行政执法人员参加，出示有效证件，采取听取汇报、查阅资料、核查现场、安全测评等方式进行检查，监督检查的情况和处理结果现场向被检查单位反馈，并以通报形式予以通报，其中《档案工作检查记录》由被检查单位盖章确认后归档。被检查单位应当指定有关人员配合档案部门的监督检查工作，如实提供有关资料，回答相关问询，协助检查工作和安全测评。

2、区档案局可组织专项检查，在监督检查中发现的问题按相关法律、法规规定及时进行处理。

3、档案形成和保管单位应每年度向所在地档案局提交档案管理工作情况自查报告，并于每年度10月31日前报送档案电子目录数据和办理档案管理情况登记，依法移交到期档案。

（五）监督检查措施

1、区档案局加强各单位档案材料收集、整理、保管、利用等环节的事中监管，加大档案管理的过程性监管力度。

2、区档案局不定期进行档案工作情况后续监管抽查，加强档案工作等级评定事后监管。

（六）监督检查处理

档案工作监管抽查情况以通报形式予以公布。抽查中发现档案材料收集不完整、整理不规范、安全保管条件恶劣、档案实体及信息保密制度不严格、未及时报送档案电子目录数据和开展档案登记办理、未及时移交到期档案的，予以通报批评并下发《责令整改通知书》限期整改；拒不整改或整改不到位的、现场发现问题严重的，予以立案查处，按《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家监察部30号令）有关规定移交任免机关或监察机关处理。

二、对贯彻实施档案法规的监督检查

（一）监督检查对象

本区行政区域内的乡镇、街道、管委会，机关、团体、企事业单位。

（二）监督检查内容

单位是否认真贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》、《福建省档案条例》

（三）监督检查方式

1、集中检查，每年开展一次全区贯彻档案法规工作情况执法检查活动；

2、抽查，针对贯彻执行档案法规不力单位组织专项执法检查；

3、抽取20%的单位开展现场执法检查；

4、根据投诉举报，开展执法检查。

（四）监督检查程序

1、区档案局对辖区内各乡镇、街道、管委会，机关、团体、企事业单位实施日常检查，日常检查分为定期和不定期巡查，频次每年不少于1次。进行监督检查时，必须由2名以上档案行政执法人员参加，出示有效证件，采取听取汇报、查阅资料、核查现场、安全测评等方式进行检查，监督检查的情况和处理结果现场向被检查单位反馈，《档案执法检查记录》由被检查单位盖章确认后归档。被检查单位应当指定有关人员配合档案部门的监督检查工作，如实提供有关资料，回答相关问询，协助检查工作和安全测评。

2、区档案局可组织专项执法检查，在执法检查中发现的问题按相关法律、法规规定及时进行处理。

（五）监督检查措施

1、区档案局加强各单位贯彻档案法规的事中监管，加大贯彻实施情况的过程性监管力度。

2、区档案局不定期进行贯彻档案法规情况后续监管抽查，加强事后监管。

（六）监督检查处理

贯彻档案法规工作执法检查情况以通报形式予以公布。针对执法检查中发现的问题，予以通报批评并下发《责令整改通知书》限期整改；拒不整改或整改不到位的、现场发现问题严重的，予以立案查处，按《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家监察部30号令）有关规定移交任免机关或监察机关处理。